Indemnité de télétravail : nouveau règlement fiscal simplifié

Le télétravail est à nouveau fortement recommandé par le Conseil national de sécurité. En tant qu’employeur, il est donc intéressant de réfléchir à l’indemnité de télétravail : une indemnité fiscalement exonérée que vous pouvez octroyer à votre travailleur en compensation des frais qui accompagnent le télétravail. Cette indemnité forfaitaire ne peut pas excéder les 129,48 € par mois.

Frais de télétravail

Vos collaborateurs travaillent actuellement de chez eux ? Si oui, ceci s’accompagne d’une série de frais propres à l’employeur. Les employeurs peuvent dès lors indemniser leurs travailleurs sans devoir payer d’impôts sur ces indemnités.

Jusqu’à il y a peu, la détermination du montant (l’estimation) des frais engendrés faisait débat. En cas de contrôle fiscal, les employeurs devaient systématiquement pouvoir démontrer comment ils étaient parvenus au montant de l’indemnité forfaitaire octroyée ou demander un ruling pour faire approuver préalablement le montant de leur indemnité (forfaitaire).

Vu le pic du télétravail entraîné par la crise du coronavirus, le fisc avait déjà mis en place une possibilité plus simple et rapide de demander un ruling concernant les frais de télétravail. Toutefois, la demande de ruling n’est désormais plus nécessaire.

Le SPF Finances accepte sous certaines conditions que les employeurs octroient des indemnités forfaitaires exonérées d’impôts pour le télétravail. Ces conditions sont dévoilées dans une récente circulaire. Les dispositions de cette circulaire entrent (rétroactivement) en vigueur le 1^er mars 2020. Si les règles du jeu sont respectées, l’employeur ne devra alors plus se justifier par la suite.

Conditions indemnités forfaitaires pour le télétravail

Les conditions suivantes s’appliquent pour pouvoir octroyer une indemnité exonérée pour le télétravail :

• L’indemnité peut uniquement être octroyée aux travailleurs (y compris les fonctionnaires de tous les niveaux de pouvoir) qui télétravaillent de manière régulière et structurelle. Dans la pratique, il faut que les travailleurs concernés télétravaillent au moins 5 jours ouvrables par mois, et ce, indépendamment de leur fraction d’occupation.
• L’indemnité est limitée à maximum 129,48 euros/mois (montant valable depuis le 1^er avril 2020). Il s’agit du même montant que l’ONSS accepte dans ses instructions comme « frais de bureau ». Sur le plan social, cette indemnité n’est donc pas non plus considérée comme salaire.
• Le montant ne doit pas être réduit pour les travailleurs à temps partiel. Dans le ruling fourni par le Service décisions anticipées sur la base de la demande de ruling simplifiée, c’était pourtant un prérequis.
• L’octroi de l’indemnité ne peut pas être soumis à une distinction entre les différentes catégories de fonction dans l’entreprise. Tous les travailleurs qui télétravaillent de manière structurelle et régulière doivent recevoir le même montant.
• Les indemnités forfaitaires de télétravail indemnisent les « frais de bureau » du travailleur. Il s’agit de tous les frais liés à l’aménagement et à l’utilisation (y compris le loyer et les éventuels amortissements) d’un bureau, du matériel informatique et d’imprimante, des fournitures de bureau, des services d’utilité publique comme l’eau, l’électricité et le chauffage, de l’entretien, de l’assurance, du précompte immobilier… au domicile du travailleur.
• Il est interdit d’indemniser deux fois les mêmes frais. C’est pourquoi cette indemnité forfaitaire de télétravail ne peut pas être combinée avec d’autres indemnités éventuelles pour les frais de bureau que le travailleur pourrait déjà recevoir ou pour lesquelles il introduirait des preuves.

Pour toutes les situations où un employeur veut déroger aux conditions de la circulaire, la réglementation générale s’applique à nouveau. L’employeur devra alors pouvoir justifier le caractère professionnel et le montant de l’indemnité octroyée ou demander un ruling classique.

Également applicable pour le télétravail post coronavirus

Le domaine d’application de cette circulaire ne se limite pas au télétravail dans le cadre des mesures en raison du coronavirus. De nombreuses entreprises miseront probablement (encore plus) sur le télétravail à l’avenir. Elles pourront alors plus simplement indemniser les frais engendrés par leurs travailleurs sur la base de la réglementation stipulée dans cette circulaire.

Rappel principes généraux indemnités

Outre les conditions spécifiques déterminées par la circulaire concernant l’indemnité forfaitaire du télétravail, les principes généraux concernant les indemnités restent bien entendu d’application :

• L’employeur doit tenir à disposition des listes nominatives des travailleurs qui bénéficient, pour un exercice d’imposition déterminé, de l’indemnité forfaitaire du télétravail détaillée dans cette circulaire.
• Cette indemnité doit être mentionnée sur la fiche fiscale des travailleurs concernés. Dans la case 26 « renseignements divers », rubrique b), il faut remplir la mention « OUI – critères sérieux ».
• Les travailleurs bénéficiant d’un « salary split » qui recevraient cette indemnité ne peuvent recevoir qu’une partie du montant, au prorata de leur occupation en Belgique.
• Cette indemnité forfaitaire peut être octroyée pleinement au cours des périodes de vacances ordinaires du travailleur, mais doit être réduite proportionnellement en cas de longues absences pour des raisons autres que les vacances annuelles.
• Les travailleurs qui ont reçu une indemnité forfaitaire de télétravail et qui prouvent leurs frais professionnels réels dans leur déclaration d’impôt des personnes physiques doivent déduire le montant de leur indemnité de télétravail de leurs frais professionnels prouvés (pour autant que leurs frais professionnels prouvés soient en lien avec le télétravail).

 

Date d’entrée en vigueur ?

Les dispositions de cette circulaire entrent (rétroactivement) en vigueur le 1^er mars 2020.